Cách xuất và nhập quy tắc (Rules) trong Outlook

Cách xuất và nhập quy tắc (Rules) trong Outlook

Rules trong Outlook là một loạt các bước bạn thiết lập tự động thực hiện các hành động cụ thể đối với thư email khi chúng được nhận. Ví dụ: bạn có thể tự động hiển thị thông báo khi bạn nhận được các email quan trọng, di chuyển các email tương tự vào một thư mục cụ thể hoặc gắn cờ cho một thư để theo dõi vào một thời điểm cụ thể. Sau đây là cách xuất Rules của bạn.

Cách xuất quy tắc Outlook của bạn

Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng tab “Home” đang hoạt động. Trong phần “Move”, hãy nhấp vào “Rules” và chọn “Manage Rules & Alerts” từ menu thả xuống.

01_selecting_manage_rules_and_alerts

LƯU Ý: Bạn cũng có thể truy cập các quy tắc và cảnh báo bằng cách nhấp vào tab “File” và sau đó nhấp vào nút “Manage Rules & Alerts” trên màn hình “Account Information”.

02_clicking_manage_rules_and_alerts_on_info_screen

Hộp thoại “Rules and Alerts” sẽ hiển thị. Trên tab “E-mail Rules”, nhấp vào “Options” trên thanh công cụ phía trên danh sách quy tắc bạn đã tạo.

LƯU Ý: Tất cả các quy tắc được liệt kê ở đây sẽ được sao lưu, không chỉ các quy tắc đã chọn.

03_clicking_options_button

Trên hộp thoại “Options”, nhấp vào “Export Rules“.

04_clicking_export_rules

Hộp thoại “Save Exported Rules as” sẽ hiển thị. Điều hướng đến thư mục mà bạn muốn lưu tệp sao lưu quy tắc của mình. Nhập tên cho tệp sao lưu của bạn vào hộp chỉnh sửa “File name”. Loại “Rules Wizard rules (*.rwz)” được chọn theo mặc định trong danh sách thả xuống “Save as type” và phần mở rộng .rwz được tự động thêm vào tệp. Nếu bạn đang chia sẻ các quy tắc của mình với những người khác bằng cùng một phiên bản Outlook với bạn, hãy nhấp vào “Save”. Nếu bạn đang chia sẻ tệp quy tắc của mình với ai đó bằng cách sử dụng phiên bản Outlook cũ hơn, bạn sẽ cần chọn một loại tệp quy tắc khác trước khi lưu tệp, như được thảo luận bên dưới.

05_save_exported_rules_as

Ngoài định dạng tệp quy tắc cho phiên bản Outlook hiện tại, danh sách thả xuống “Save as type” cung cấp ba định dạng bổ sung cho tệp quy tắc, dành cho những người vẫn đang sử dụng Outlook 2002, 2000 hoặc 98. Chọn một trong số các tùy chọn đó nếu cần, sau đó nhấp vào “OK” để lưu tệp quy tắc.

LƯU Ý: Nếu bạn đang chia sẻ các quy tắc của mình với nhiều người bằng các phiên bản Outlook cũ hơn khác nhau, hãy chọn phiên bản sớm nhất, vì các tệp quy tắc cũ hơn luôn có thể được mở trong các phiên bản Outlook mới hơn.

06_save_as_type

Khi bạn đã xuất tệp quy tắc của mình, hãy nhấp vào “OK” trên cả hộp thoại “Options” và “Rules and Alerts” để quay lại màn hình Thư chính (hoặc màn hình “Account Information”, tùy thuộc vào nơi bạn bắt đầu).

Giờ đây, bạn có thể sao lưu tệp .rwz kết quả vào bất kỳ ổ đĩa ngoài hoặc ổ đĩa mạng nào hoặc chia sẻ tệp đó với người khác.

07_closing_dialog_boxes

Cách nhập quy tắc Outlook

Mở hộp thoại “Rules and Alerts” theo một trong hai cách mà chúng ta đã thảo luận trước đó. Lưu ý rằng danh sách các quy tắc trống. Để khắc phục điều đó và nhập các quy tắc của bạn, hãy nhấp vào “Options”.

08_clicking_options_to_import_rules

Trên hộp thoại “Options”, nhấp vào “Import Rules”.

09_clicking_import_rules

Hộp thoại “Import Rules from” hiển thị. Điều hướng đến thư mục mà bạn đã lưu tệp sao lưu quy tắc của mình, chọn tệp .rwz, sau đó nhấp vào “Open”.

10_import_rules_from_dialog

Bạn sẽ nhận thấy rằng danh sách các quy tắc trên hộp thoại “Rules and Alerts”, đằng sau hộp thoại “Options” vẫn mở, chứa đầy các quy tắc tùy chỉnh của bạn. Nhấp vào “OK” trên hộp thoại “Options” để đóng hộp thoại và quay lại hộp thoại “Rules and Alerts”.

11_rules_imported

Nếu bạn đã kiểm tra email trước khi nhập quy tắc của mình, bạn có thể chạy quy tắc của mình ngay bây giờ trên email bạn đã nhận được. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào “Run Rules Now” trên thanh công cụ phía trên danh sách các quy tắc trên hộp thoại “Rules and Alerts”.

12_clicking_run_rules_now

Trên hộp thoại “Run Rules Now”, chọn quy tắc bạn muốn chạy và nhấp vào “Run Now”. Khi các quy tắc đã chạy, hãy nhấp vào “Close” và sau đó nhấp vào “OK” trên hộp thoại “Rules and Alerts” để đóng nó. Giờ đây, các quy tắc của bạn sẽ tự động chạy, kiểm tra các email bạn nhận được và thực hiện các hành động bạn đã chỉ định, tất cả đều ở hậu trường.

13_run_rules_now_dialog

LƯU Ý: Một số quy tắc có thể không hoạt động trên các máy tính khác nếu có các thư mục cụ thể, người, v.v. được sử dụng trong các quy tắc được tạo trên máy tính gốc, nhưng không khả dụng trên các máy tính khác.

Hy vọng rằng bài viết này đã giúp ích được cho bạn! Followeek chúc bạn một ngày mới tốt lành.

Post Comment